Combinar Correspondencia en Word 2013. La
combinación de Correspondencia es un proceso
a través del cual los datos de una lista de direcciones son insertados y
colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta personalizada
para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base.
¿Como combinar correspondencia?
1-Abrir Word y tener en la
ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto
fijo.
Seleccionar de la
pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de
correspondencia. Allí hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente
para combinar correspondencia.
2-Se mostrará el panel Combinar
correspondencia. Observarás que se trata de un asistente porque en la zona
inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opción para pasar al
siguiente paso. Como la mayoría de asistentes, es muy sencillo e intuitivo.
En primer lugar tenemos
que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas,
mensajes de correo electrónico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas.
Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.
3-En el paso 2 definimos
el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a
partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones
tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.
Dejaremos seleccionada la
primera opción y haremos clic en Siguiente para continuar con el
asistente.
En el paso 3 seleccionamos
el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista
existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo
Word, etc.), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente
escribir una lista nueva.
4-Si seleccionamos la
opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar...,
hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
-Si seleccionamos la
opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece
la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la
carpeta.
-Si seleccionamos la
opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece
la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en
la lista.
Ahora explicaremos con más
detalle la opción Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro de
diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos
de dónde cogerá los datos:
5-El proceso es el mismo que
seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, así que no entraremos en
demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la carpeta adecuada y
seleccionar el archivo donde se encuentran los registros con los datos que
necesitamos.
Se admiten tipos de archivos
muy variados, pero lo más común será dejar seleccionada la opción Todos
los orígenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la
combinación. Obviamente también podríamos cambiarlo por cualquiera de las
opciones válidas. Puedes desplegar el menú para examinar las distintas
posibilidades.
Una vez indicado el origen de
datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar
correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos añadir
opciones que veremos más adelante. Dependiendo del tipo de datos que hayamos
utilizado puede variar ligeramente la experiencia. Por ejemplo, si es una base
de datos con varias tablas, deberemos seleccionar en qué tabla basarnos; si es
un libro de Excel, en qué hoja se encuentran los datos, etc.
6-En él podremos marcar o
desmarcar los registros para seleccionar cuáles utilizar. Lo normal es que
estén todos seleccionados, pero si queremos descartar alguno no tenemos más que
desactivar su casilla haciendo clic en ella. También podremos utilizar las
herramientas disponibles paras ordenar, filtrar, buscar duplicados, etc. Lo
veremos en detalle más adelante. Cuando terminemos haremos clic en Aceptar y
luego pulsamos siguiente en el asistente.
En el paso 4 redactamos en
el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya)
y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el
cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a
continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos
insertar.
7-Podemos insertar un Bloque
de direcciones..., una Línea de saludo..., Franqueo
electrónico... (si tenemos la utilidad instalada), o Más
elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista
de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo
a insertar.
Cuando hayamos completado el
documento hacemos clic en Siguiente para seguir con el asistente.
8-En el paso 5 examinamos
las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del
origen de datos.
Podemos utilizar los
botones << y >> para pasar al destinatario
anterior y siguiente respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir
al destinatario que estamos viendo o Editar lista de destinatarios... para
corregir algún error detectado.
Para terminar hacer clic
en Siguiente.
9-Para enviar las cartas a la
bandeja de la impresora hacer clic en la opción Imprimir....
10-Si nos queremos guardar
las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en
algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic
en Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir
combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El
documento creado será un documento normal sin combinación.
Si no queremos realizar
ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.
Para rectificar un documento
combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de
tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero también
podemos utilizar los botones de la pestaña Correspondencia.
11-Aquí veremos los botones
de esta pestaña, algunas opciones las ampliaremos más adelante.
Editar lista de destinatarios. Permite
abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para
realizar los cambios convenientes.
Bloque de direcciones.
Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones tal
como vimos con el asistente.
-Línea de saludo. Permite
insertar en la posición del cursor una línea de saludos tal como
vimos con el asistente.
-Insertar campo combinado. Permite
insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos.
-Resaltar campos de
combinación. Permite resaltar los campos combinados si la
opción está activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen
resaltados de esta forma es más fácil localizarlos dentro del documento.
-Asignar campos.
Permite asignar campos, esta opción la detallamos más adelante.
-En este menú podrás utilizar
una barra de desplazamiento con botones para avanzar y retroceder por los
diferentes destinatarios. También podrás buscarlo o comprobar algún tipo de
error por tu parte en la creación de la carta.
-Para incluir un campo de
combinación, hacer clic en el icono de la pestaña Correspondencia y
se abrirá el cuadro Insertar campo de combinación con la lista de
todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y
hacemos clic en el botón Insertar. Podemos insertar así todos los campos
que queramos. El campo aparecerá en el documento principal entre << y >> esto
nos indica que ahí va un campo que será sustituido por un valor cuando se
ejecute la acción de combinar.
